کاربرد ماتریس آیزنهاور برای برنامه ریزی؟

سلام به دوستان ادنلی که با دقت و جدیت مطالب آکادمی ادنل رو دنبال می کنن. 

همه ما میدونیم که ، زمان طلاست و هرچقدر که ثانیه هابه جلو حرکت می کنن مارو، رو به نیستی میبرن . همه ما آدم ها علاقه داریم که از ثانیه های و ساعت ها ، روزها و ماه های زندگی مون کمال استفاده رو بکنیم . به اهداف و برنامه های کوتاه مدت و بلند مدتمون برسیم و در حین حال هم از زندگی در زمان حال لذت ببریم .

 

این دغدغه ها در همه انسان ها وجود داشته به همین دلیل هم انواع و اقسام شیوه های برنامه ریزی شکل گرفته و افراد زیادی در مورد مدیریت زمان تحقیق کردن و یافته هاشون رو در اختیار بقیه گذاشتن . یکی از این افراد رایدر کارول هست که برنامه ریزی بولت ژورنال رو ابداع کرده . با کلیک روی لینک های آبی می تونید هر دو مطلب رو مطالعه کنید. 

در این مطلب هم قصد داریم ، ابزاری رو به شما معرفی کنیم که به شما در برنامه ریزی هاتون کمک کنه . ما دو اصطلاح داریم ، یکی مدیریت زمان و یکی مدیریت کارها ، افرادی که مدیریت زمان می کنن معمولا کارهاشون رو با شتاب بیشتری انجام میدن ، از تفریح و ساعت خوابشون میزنن و غیره . اما مفهوم دیگه ای هست به نام مدیریت وظایف . در مدیریت وظایف ما زمان رو ثابت در نظر میگیریم اما وظایف رو اولویت بندی می کنیم و سعی می کنیم طوری برنامه ریزی کنیم که کارها ، بهینه انجام بشه .

ماتریس آیزنهاور یه ابزاری هست که به ما در مدیریت وظایف کمک می کنه . این ماتریس هم برای یه دانش آموز کاربرد داره و هم برای مدیر یه کمپانی بزرگ ، همه می تونن از این ماتریس برای ساماندهی برنامه هاشون استفاده کنن. به ماتریس آیزنهاور ، ماتریس فوریت و الویت هم گفته میشه . چون دقیقا بر فوریت ها و الویت ها استوار هست . که در ادامه در موردش بیشتر توضیح میدم. 

ماتریس آیزنهاور ، به ماتریس  استیون کاوی هم معروف هست . چون استیون کاوی این ماتریس رو ابداع کرده . 

بدنیست حالا که حرف از ماتریس آیزنهاور شد ، کمی هم در مورد مبدعش بدونیم . دونستن در مورد کاوی می تونه به شما قوت قلب بده که این ماتریس بسیار با ارزش هست. 

Stephen Richards Covey (استیون ریچاردز کاوی)  یکی از بزرگ ترین سخنرانان انگیزشی هست. کاوی کتاب معروف و تاثیر گذار " 7 عادت مردمان تاثیر گذار" رو نوشته .

اونچه که شخصیت کاوی رو برای دیگران جذاب کرده اینه که ، از جمله سخنرانان انگیزشی نیس که به دور از واقعیت و هیجانی صحبت کنه . کاوی بسیار صمیمی ، گرم و ساده صحبت می کنه و سعی میکنه از پیچیدگی دوری کنه. 

در سال 1996، مجله نیویورک تایمز از استیون کاوی، به عنوان یکی از 25 فرد تاثیرگذار آمریکا نام برد. او در طول زندگی خودش آثاری رو از خودش به جا گذاشت که باعث شد 10 دکترای افتخاری دریافت کنه. 

جملات کوتاه و تاثیر گذاری از کاوی به جا مونده که احتمالا اون ها رو در فضای مجازی دیدید. 

• من نتیجه تصمیماتم هستم نه شرایطم .

• بر اساس تخیلاتت زندگی کن ، نه گذشته ات. 

• اگه به انجام دادن کارهایی که انجام میدیم ادامه بدیم ، همون نتایجی رو به دست میاریم که قبلا به دست میاوردیم . 

حالا که فهمیدی این ماتریس توسط چه شخص ارزشمندی طراحی شده . یه کاغذ و قلم بردار و اولویت های خودت رو بنویس . سعی کن اولویت های اصلیتو اول بنویسی . 

• سلامتی 

• روابط خانوادگی و دوستانه عالی 

• داشتن یک شرکت خصوصی 

• کمک به نیازمندان 

• زیبایی و تناسب اندام 

• وغیره 

حالا که مهم ترین کارهات رو فهمیدی بنویس برای هر کدوم باید چه کاری انجام بدی !

• ورزش کردن و تغذیه سالم داشتن 

• آخر هفته ها رو به خانواه اختصاص دادن 

• یادگیری مهارت های کسب و کار 

• مراجعه منطم برای پاک سازی پوست و غیره 

• و غیره 

ببنید گاهی وقتا ما از افراد می پرسیم که مهم ترین چیز در زندگی شما چیا هستن ! مثلا جواب میشنویم سلامتی . بعد که از طرف میپرسیم در روز چند ساعتت رو به ورزش اختصاص میدی میشنویم که میگه هیچی ، تازه سیگار هم میکشه و هر روزم فست فود میخوره ، با چیزی به نام میوه هم که کلا قهره. وقتی بدونید مهم ترین چیزها در زندگی تون چیا هستن در برنامه ریزی روزانه براشون جا باز می کنید. 

البته دقت کنید که این لیست برای افراد مختلف متفاوته . 

خب ، فوریت ها مسئله متفاوتی هستن . باید ببینیم از لیست کارهایی که داریم کدوماشون رو اگه زودتر انجام ندیم برامون دردسرساز میشه . این فوریت ، فارغ از اهمیت کارها هست . 

یا اینکه این کار ، منوط به به بازه زمانی خاصه و اگه در این بازه زمانی انجام نشه فرصت دیگه ای نخواهیم داشت؟ آیا برای اینکار ددلاین داریم و باید تا سررسید این کار انجام بشه و به این ددلاین نزدیک شدیم ؟

فوریت ها میتونن موارد زیر باشن 

• پرداخت شارژ دفتر برای جلوگیری از قطعی 

• تحویل دادن پروژه فلان مشتری که عجله داره 

• آمادگی برای آزمون پایان ترم 

• تعمیر لب تاب 

• خرید کفش مناسب برای ورزش 

حالا که فهمیدیم کدوم موارد مهم هستن و کدوم کارها باید فورا انجام بشن نموداری مثل نمودار زیر می کشیم . نمودار عمودی رو فوری و نمودار افقی رو مهم میزاریم. این نمودار دارای چهار ربع هست نشون دهنده اولویت انجام کارهاست که مادر ادامه به هرکدوم از ربع ها به طور جداگانه می پردازیم . 

کارهای مهم فوری در دفترچه ما دارای اهمیت بالاتری هستن وباید زودتر انجام بشن. پس همین الان دست به کارشو و این کارها رو انجام بده. معمولا کارهایی که در دسته مهم و فوری قرار میگیرن به دلیل عدم انضباط ما هستن که به مرحله فوریت رسیدن . یعنی به خاطر دقیقه نودی بودن ما. اگه این کارهای مهم رو در زمانش انجام میدادیم الان در این لیست نبودن . اما دلایل دیگه ای هم میتونه باعث عقب افتادن کارهای مهم بشه. مثلا تصور کنید که یه بیماری غیر منتظره زمان شما رو تلف کرده و باعث شده از برنامه خودتون عقب بمونید یا برای همکارتون یه مشکل غیر منتظره پیش اومده و وظایفش به شما محول شده .

• تشکیل جلسه با اعضای سازمان

• تحویل پروژه یکی از مشتری ها

• نوشتن استراتژی کمپین تبلیغاتی 

یه سری کارها هستن که اگه فوریت رو از اون ها بردایم از اهمیت کمی برخوردارن . مثلا فکر کنید تمدید دامنه یا هاست تون کار مهمی نیست ولی زمانی که سررسید دامنه یا هاست سایت میاد اگه این کار انجام نشه ، سرویس هاست شما قطع میشه و اطلاعات سایتتون میپره. 

این نوع از کارهای ،کارهایی هستن که میشه اون ها رو به افراد دیگه ای واگذار کرد تا هم دغدغه انجام اون ها کمتر بشه و هم اینکه زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم تر باز بشه. 

به مثال های زیر توجه کنید. 

• می تونید کارهایی که سررسید دارن رو به یکی از کارمنداتون بسپرید تا انجام بدن و سررسیدی داشته باشن که طبق اون سرویس ها رو تمدید کنن. 

• یه سری از جلسات کاری هستن که نیاز هست که یکی از اعضای شرکت در اون جا حضور داشته باشه. این جلسات مهم نیستن اما حضور یک نفر الزامی هست. در چنین مواردی می تونید این کار رو به فرد دیگه ای واگذار کنید. 

• مثلا ممکنه یه سری کارها مهم نباشن یا شما هنوز در مورد اهمیتش چیزی نمی دونید اما فرصت محدودی برای اون کار وجود داره. مثلا ثبت نام برای شرکت در یک نمایشگاه مرتبط با کسب و کارتون

 

یه سری کارها هستن که مهمن اما فوری نیستن. و معمولا در مورد اینکارها احمال کاری می کنیم . مثلا ورزش کردن برای حفط سلامتی یه کار مهمه اما فوریت نداره ، شما هر روز میتونید تایم ورزشون رو به یه کار دیگه ای اختصاص بدید . یا خود آگاهی و شناخت شخصی و پرورش مهارت های نرم یه امر مهمه اما بازهم می تونید هزاران کار دیگه رو جایگزینش کنید اما در بلند مدت احمال کاری کردن در مورد این مسائل میتونه مشکلات زیادی رو برای شما بوجود بیاره . 

در واقع اگه سلامتی تون به خطر بیفته ، شما دیگه قادر نخواهید بود به کارهای دیگه تون برسید. یا اگه مهارت های نرم خودتون رو پرورش ندید ممکنه کارمندهای خوب و مشتری های وفادارتون رو از دست بدید. 

بعد از کارهای مهم فوری ، حتما روی منطقه زرد وقت بزارید.

 

رنگ این منطقه رو گلبهی انتخاب کردم چون به عنوان این بخش میاد( : 

کارهای غیر مهم و غیر فوری ، قاتلان زمان و انرژی ما هستند و ما رو از اهدافمون دور میکنن. گذراندن اوقات زیاد در جلو تلویزیون و در شبکه های مجازی . خوابیدن و استراحت زیاد. دنبال کردن اخبار غیر مرتبط و ده ها نمونه دیگه خودتون بهتر میدونید مصداق کارهای غیر مهم و غیر فوری هستن. 

ادنل یک سامانه رزرواسیون تبلیغات محیطی هست. ادنل فضایی رو در بستر وب فراهم کرده تا صاحبان رسانه های تبلیغاتی بتونن ، ابزار تبلیغاتی خودشون رو در معرض دید قرار بدن . از طرفی صاحبان کسب و کار ها که خواهان اجاره رسانه های تبلیغاتی هستن می تونن به راحتی تابلو تبلیغاتی مورد نظر خودشون رو انتخاب و به صورت آنلاین اجاره کنن.