چرا جلسات قاتل زمان هستند؟ مرضیه خلیفه قلی ۱۹ شهریور ۱۴۰۰ ۲۱:۲۲ ۰ نظر همه ما تجربه جلسات غیر مفید و وقت تلف کن رو داشتیم در این مطلب میخوایم در مورد مدیریت جلسات صحبت کنیم . تو کامنت ها بهمون بگید کدوم یک از موارد زیر رو در جلسات تجربه کردید . تجربیات رایج ما از جلسات کاری • جلسات طولانی که اصلا معلوم نبود کی قراره تموم شه بریم به کار و زندگیمون برسیم. • جلسه ای که اصلا به من ربطی نداشت یعنی اصلا تو حیطه کاری من نبود و من فقط بهر تماشای جلسه دعوت شده بودم. • روز پنج شنبه ساعت کاریمون یک تموم میشه و من با یکی از دوستام قرار داشتم که ناهارو باهم تو رستوران بخوریم که آقای مدیر صبح اعلام کردن که بعد ساعت کاری یک ساعت بمونید که جلسه داریم . • در طول جلسه کلا گنگ بودم نمیدونستم ما حصل جلسه چیه. به همین دلیل هم اظهار نظر های هدفمندی نمیتونستم داشته باشم . • یه جلسه برگزار کردم که یه عده کلا سرشون توی گوشی بود و من هم نمیتونستم اعتراض کنم که گوشی رو بزار کنار. • جلسه ای برگزار کردم که هیچ خروجی ای که نداشت هیچی کلی هم از سفارشات مشتری ها عقب افتادیم چون تقریبا 8 تا کارمند به مدت دو ساعت در جلسه حضور داشتن. • و غیره همون طور که می بینید این شکایت های مرسومی هست که هر کدوم از ما حداقل یکی شون رو تجربه کردیم . بنابراین مدیریت جلسه یک اصل اساسی در برگزاری جلسات به حساب میاد. با ما تا پایان این مقاله جذاب و مفید همراه باشید. ذکر چند نکته در مورد مدیریت جلسات کاری • نکته اولی که باید بدونیم اینه که : ما به دلیل فرهنگی که داریم که اهل تعارف هستیم و فرهنگ مذاکره غیر مستقیم و غیر رسمی ای که داریم . هدر رفت زمان در جلسات کاری ما بیش تر از فرهنگ های دیگه است بنابراین باید بیش از دیگران مدیریت جلسات کاری رو جدی بگیریم. • دوم اینکه ما نکات رو میگیم ، اما ممکنه بسته به سلیقه شما و همچنین نوع ارتباط سازمانی و نوع جلسه کاری برخی از نکات رو نپذیرید یا برای شما قابل اجرا نباشه . • سوم اینکه ما سعی کردیم مهم ترین نکات رو بگیم ، به همین دلیل از شما میخوایم که با ذکر سایر نکات از طریق کامنت به کامل شدن این مطلب کمک کنید. 1. جلسات غیر ضروری رو برگزار نکنید! احتمالا شما هم این جمله رو از مدیران آماتور شنیدید که ما حداقل باید یک جلسه در ماه داشته باشیم ! چه الزامی وجود داره زمانی که به جلسه نیاز نداریم ، جلسه برگزار کنیم ؟ برای اینکه بدونید برگزاری یک جلسه الزامی هست یا نه به سوال های زیر به دقت فکر کنید و پاسخ بدید . • آیا تماس تلفنی مجزا با هر یک از اعضای جلسه میتونه جایگزین یک جلسه کاری باشه ؟معمولا زمانی که تعداد اعضای جلسه کمه و قرار نیست نظری رد و بدل بشه تماس تلفنی میتونه جایگزین مناسبی باشه. • آیا میتونم ارسال ایمیل رو جایگزین یک جلسه کاری کنم ؟ این مورد هم در صورتی کابرد داره که شما بخواید یه سری دستورالعمل یا استراتژی رو به برخی از همکاران ابلاغ کنید. • میتونم نظرات افراد رو تک به تک جویا شم و اون رو جایگزین یه جلسه کاری کنم ؟ در این صورت می تونید به صورت جداگانه از هر کدام از همکاران نظر سنجی کنید یا یک وایت برد قرار بدید و بخواید که افراد نظرشون رو بنویسن. 2. تعداد اعضای کمتر در جلسه = زندگی بهتر (: جلسه که مراسم عروسی و مهمونی نیست که همه رو دعوت کنید و فک کنید اگه فلان همکار رو دعوت نکنید ناراحت میشه. یک بار اعضای جلسه رو مرور کنید و حضور یا عدم حضور هر کدوم رو بر اساس محتوا و هدف جلسه بسنجید و افراد غیر ضروری رو از لیست خط بزنید . این کار مزایایی داره که بهشون اشاره می کنیم . • اول اینکه هرچقدر تعدا اعضا کمتر باشه قطعا مدیریت جلسه راحت تر میشه • دوم اینکه وقتی اعضای بی ربط در جلسه حضور دارن مجبورن که سکوت کنن و مشارکت نداشته باشن بنابراین جلسه رو به سمت سکوت و کسلی میبرن • سوم اینکه ممکنه حواس برخی از افراد و مهره های ضروری رو پرت کنن چون بیکارن • چهارم اینکه مثلا اگه یه جلسه دو ساعته دارید و در ساعت کاری برگزار شده این کارمند به طور مثال میتونه سرکارش باشه و برای شما ارزش افزوده ایجاد کنه . • و پنجم و مهم تر از همه اینکه موز و رانی تون اصراف نمیشه (: 3. تا حد امکان جلسات آنلاین رو جایگزین جلسات حضوری کنید. این روزها و با شرایط کرونایی خیلی از کسب و کار ها ، شرکت ها و استارتاپ ها جلسات خودشون رو به صورت غیر حضوری برگزار میکنن. ابزار های آنلاین زیادی وجود داره که به راحتی میشه یه جلسه با کیفت داشت. مزایای جلسات آنلاین به شرح زیر هست. • تو جلسات آنلاینی که میشه ویدئو ازش تهیه کرد مستندات جلسه ضبط میشه و بعدا به راحتی قابل استناد هست. • اگه تجربه حضور در یک جلسه آنلاین رو داشته باشیدمی بینید که بیهوده گویی یا پرگویی در جلسات آنلاین به مراتب کمتر از جلسات حضوری هست. بنابراین جلسات کاری آنلاین بازدهی بالاتری دارند. • تشریفات زمان بر قبلی و بعدی ندارند . حدودا نیم ساعت طول میکشه تا افراد از صندلی ها جدا شن و اروم آروم جلسه رو ترک کنن. • بازم میگم از زیر پذیرایی موز و رانی هم قسر در میرید (: 4. اتاق جلسه داشتن خوبه ولی وابستگی بهش خوب نیس ! خیلی خوبه که هر سازمان و شرکتی برای خودش یه اتاق جلسه مجهز داشته باشه . اما لزوم داشتن یه چیزی به معنای استفاده دائمی از اون نیس . مثلا کسی که تردمیل تو خونه داره نباید خودش رو از پیاده روی محروم کنه . سعی کنید اگه می تونید برخی از جلسات رو در اتاق جلسات برگزار نکنید. مثلا اگه تعداد اعضای جلسه کم هست یا احتیاج به ویدئو پروژکتور یا امکانات خاصی ندارید در جاهای دیگه جلسات رو برگزار کنید. حالا شاید بپرسید چرا ، به دلایلی که در زیر آوردیم توجه کنید. • نور و اکسیژن دو عامل طبیعی هستن که باعث میشن فعالیت مغزی بهتر انجام بشه . پس اگه براتون امکان پذیر هست مخصوصا جلساتی که قراره طوفان فکری به پا کنید رو در فضای باز که سرشار از نور و اکسیژن و انرژی طبیعت هست برگزار کنید. • جلسات کاری برای بعضی از همکارا مفهوم تایم استراحت رو داره به ویژه اینکه صندلی های نرم و راحتی دارن اتاق جلسات. • ما آدما زود به محیط شرطی میشیم و میفهمیم که عه دوباره جلسه داریم در این حالت ممکنه تکرر جلسات در اتاق جلسات ذهن رو شرطی و در حالت استراحت قرار بده بنابراین تغییر مکان به یک اتاق دیگه مثلا اتاق مدیریت یا اتاق یکی از کارمندان میتونه جلسه رو مفید تر و پربازده تر کنه. 5. تا به حال جلسه ایستاده شرکت کردی! احتمالا خیلی از ماها تجربه شرکت تو یه جلسه رسمی ایستاده رو نداشتیم . جالبه که براتون یه خاطره تعریف کنم تا بفهمید چرا ما ایرانی ها تجربه این نوع جلسات رو نداشتیم . ما یه دوستی داشتیم که علاقه ای به ازدواج نداشت و به اصرار خانوداه اش قبول کردبود یه بخت برگشته ای رو به خونشون راه بده (: خلاصه ما با کنجکاوی میپرسیدیم که اون چی گفت ، تو چی گفتی ؟ یکی از دوستامون پرسید رو به روش نشسته بودی یا صندلی کناری ؟ جواب داد ما اصلا نشسته بودیم . من در خواست کردم که سر پا و داخل حیاط صحبت کنیم . حالا فهمیدید جریان چی شد؟ تصور ما از ایستاده حرف زدن یه جور دست به سر کردن طرف مقابل هست ! اما ایستاده صحبت کردن یکی از تکنیک های مدیریت جلسات به حساب میاد. زمانی که جلسه شما یک جلسه کوتاه و مختصر نیم ساعته یا یک ساعته است می تونید جلسه رو سر پا برگزار کنید. جلسات سرپایی نوعی اضطرار ایجادمی کنن. به همین دلیل جلسه در تایم مشخص شده تموم میشه. برای مدیران پرمشغله که به زمانشون خیلی اهمیت میدن این شیوه میتونه مفید باشه . البته همون طور که میدونید تعداد افراد در جلسه های سرپایی نمیتونه از یه تعدای بیشتر باشه. 6. مدیریت زمان و ساختار زمان جلسات رو جدی بگیرید! همان طور که در ابتدای مقاله مدیریت جلسات گفتیم یکی از شکایت های کارمندان در جریان قرار نگرفتن به موقع از زمان برگزاری جلسات بود ، شکایت هایی که مربوط به عدم مدیریت زمان میشن کم نیستن ، بنابراین بهتره که نکات زیر رو در مدیریت زمان مدنظر قرار بدید. • ساعت شروع و پایان جلسه رو مشخص کنید. • از پیش ، روز و ساعت جلسه رو به اعضاء اطلاع بدید ( حداقل 24 ساعت قبل ) • دبیر جلسه یک بار در ابتدای جلسه زمان پایان جلسه رو یاد اوری کنه . • حدود یک ربع یا 20 دقیقه مانده به پایان جلسه ، دبیر جلسه مجددا رو به اتمام بودن جلسه رو گوشزد کنه . • به زمان پایان جلسه وفادار باشید. • از ساعت های غیر رند برای شروع جلسه استفاده کنید مثلا ساعت 9: 22 دقیقه • اگه همه اعضا ساعت ورود و خروج مشخصی دارند سعی کنید جلسه رو کمی بعد از ساعت ورود رسمی برگزار کنید که در صورت تاخیر افراد ( به دلیل ترافیک ، دیر بیدار شدن و غیره ) جلسه با بی نظمی مواجه نشود. • ساعت پایانی معمولا زمان مناسبی برای برگزاری جلسه نیست چون ذهن افراد معمولا خسته است. • زمان جلسه رو به زمان های کوچک تر تقسیم کنید . مثلا نیم ساعت اول صحبت در مورد شکایات و انتقادات مشتری ها ، یک ربع دوم صحبت در مورد فلان و غیره 7. مثل پادگان عمل کنید ! خب من این عنوان رو نوشتم چون می دونستم خیلی از افراد بعد از خوندن این بخش احتمالا بگن ، مگه پادگانه ! واقعیت اینه که این روز ها برخی از ابزار ها به شدت حواس پرت کن هستند. در صدر این ابزار ، گوشی موبایل قرار داره . شما حتی اگه گوشی تون رو در حالت سکوت قرار داده باشید ممکنه با یه تماس نور صفحه شما رو به خودش مشغول کنه و مدام در طول جلسه به این فکر کنید ، فلانی که زنگ زده بود یعنی چیکار داشت. اگه میخواید با تبلت یا لب تاب یا گوشی نت برداری کنید بهتون توصیه میکنیم که این کار رو با یک کاغذ و مداد انجام بدید و بعدا دیجیتالیش کنید. دیگه هممون می دونیم که روزانه صد تا نوتیف و پیام و غیره دریافت می کنیم و همه این ها حواس پرت کن هستن. بنابراین قانون تحویل وسایل درب جلسه رو جدی بگیریم (: 8. داشتن دبیر جلسه مفید و الزامیه ! اگه تعداد افراد جلسه بیش از 5 نفر هست بهتره که یه نفر رو به عنوان دبیر جلسه انتخاب کنید . اگه تعداد افراد از 5 نفر کمتر باشه یکی از اعضا میتونه دبیر جلسه هم باشه و جلسه رو مدیریت کنه . همون طور که میدونید در سازمان های بزرگ این وظیفه به عهده منشی یا مسئول دفتر هست. معمولا وظایف دبیر جلسه به شرح زیر هستش . • یه فهرست از اسامی افرادی که قراره در جلسه شرکت کنن تهیه کنه . • جلسه رو زمان بندی کنه • با همفکری مدیریت یا فرد مربوطه زمان جلسه رو تعیین کنه • امکانات فنی و رفاهی اتاق جلسه رو بررسی و در صورت وجود مشکل ، برطرفش کنه • جلسه رو اداره کنه • دستور جلسه رو تهیه کنه و برای اعضا ارسال کنه • صورت جلسه تهیه کنه 9. دستور جلسه فراموش نشه ! داشتن دستور جلسه ، حتی برای جلسات با اعضای کم هم میتونه مفید باشه . دستور جلسه روند جلسه و هدف جلسه رو مشخص میکنه و از خارج شدن بحث از مسیر اصلی جلسه و همچنین هدر رفت زمان جلوگیری میکنه. در نگارش دستور جلسه ذکر موارد زیر میتونه مفید باشه. • ذکر نام افرادی که در جلسه مشارکت دارند • زمان آغاز و پایان جلسه • زمان بندی جلسه که در بخش قبلی گفتیم • هدف از جلسه • مکان برگزاری جلسه • مستنداتی که برخی از افراد باید در جلسه ارائه دهند ( مثلا گزارش و تحلیل نمودار آنالیتیکس یک ماه اخیر ) در تهیه دستور جلسه به این دو نکته هم توجه کنید: • پیش از جلسه ، دستور جلسه رو در اختیار شرکت کننده ها قرار بدید. • چند دقیقه اول جلسه رو به مرور صورت جلسه اختصاص بدید • دبیر یا رئیس جلسه می بایست در طول جلسه بحث های خارج از دستور جلسه رو با تذکر محترمانه قطع و جلسه رو به مسیر اصلی خودش برگردونه. 10. نکاتی در باب جلسات همفکری ! یک سری از جلسات هستند که با عنوان جلسات هم فکری برگزار میشن . مثلا تصور کنید یک فروشگاه آنلاین دارید و میخواید جلسه ای با عنوان افزایش رضایتمندی مشتریان و وفادار کردن مشتری های بالفعل برگزار کنید. قطعا به هم فکری همه همکاران احتیاج خواهید داشت. در این جلسه ممکنه از مدیر دیجیتال مارکتینگ و کارشناس سئو تا پشتیبان مشتری و کارگر آماده سازی سفارشات حضور داشته باشن . بنابراین افراد با سطح سواد بازایابی متفاوت در این جلسه حضور خواهند داشت . در این صورت برای گرفتن نتیجه بهتر هست که نکات زیر رو مورد توجه قرار بدید . • سطح جلسه رو متوسط برگزار کنید و از قلمبه گویی پرهیز کنید تا افراد کم تخصص تر جرات عرضه اندام پیدا کنن. • همه نظرات ، حتی نظرات سطحی رو با دقت گوش بدید و یادداشت کنید. • زمانی که مثلا یکی از همکاران میگه مشتری ها از این قضیه ناراضی هستن ، به راحتی قبول نکنید و بخواید که بیشتر توضیح بده و مستندات ارائه بده . 11. اگه صورت جلسه تهیه نمیکنید جلسه هم برگزار نکنید! صورت جلسه برای هر جلسه ای ضروری و الزامی هست . تهیه صورت جلسه تضمینی برای پیگیری تصمیم ها و توافق هاست . فواید صورت جلسه شامل موارد زیر هست. • توافق ها و تصمیم ها در صورت جلسه نوشته می شود. • صورت جلسه در بردارنده مجموعه ای از وظایف و اقدامات محول شده به افراد مختلف هست. • صورت جلسه باعث میشه که کسی از وظایف محول شده شونه خالی نکنه . • صورت جلسه همچنین باعث میشه کسی کاری خارج از توافق جلسه رو به کسی محول نکنه. • برخی اوقات صورت جلسه درگیر مراحل بروکراتیک میشه و خیلی دیر اماده میشه و مفاد اون گاهی مورد دست کاری قرار میگیره . در این صورت اعتماد افراد به جلسات از بین میره ، و جلسات رو بی اعتبار میکنه و باعث بروز تعارضات و اختلافات میشه. 12. جلسه رو با کمک اعضاء جمع بندی کنید! این مورد الزامی نیست اما خوبه که در جلسات اجرا بشه . پایان جلسه به همه اعضا زمان نیم تا یک دقیقه ای بدید تا هر چه دل تنگشون میخواد بگن (: • جملات پایانی چون چکیده صحبت ها هستن معمولا صحبت های مفیدی هستن. • از دل اظهار نظرات پایانی ممکنه موضوع جلسه بعدی مشخص بشه . • افرادی که به هر دلیلی مشارکت نکردن ، حداقل به اندازه 1 دقیقه مشارکت می کنند. • اگه کسی مخالف هست و مخالفتش رو با تصمیمات ابراز نکرده این امکان براش فراهم میشه تا مخالفتش رو اعلام کنه و راه رو برای بهانه جویی های بعد از جلسه میبنده. 13. آیین نامه بنویسید و دیگر هیچ ! آیین نامه برای کسب و کارهای بزرگ و کوچیک و استارتاپی مفید هست . می تونید همین 12 مورد رو در آیین نامه بگنجونید . از کامنت دوستان هم می تونید استفاده کنید. ادنل چیست ؟ ادنل یه ایده نوین هست که برای اولین بار در ایران اجرا شده . ما همه جور سایت واسطه در ایران داریم . سایت هایی که مشتری رو به فروشنده ها وصل میکنن ، سایت هایی که هنر آموز ها رو به مربی ها معرفی می کنن. سایت هایی که فریلنسر رو به کارفرما میرسونن و ده ها مدل از این سایت ها . اما در حوزه رسانه های تبلیغات محیطی ، این خلاء وجود داره . به همین دلیل هم تیم استارتاپی ادنل تصمیم گرفت سایت ادنل رو ایجاد کنه و واسطه ای باشه بین صاحبان رسانه های محیطی و کسب و کارهایی که خواهان رزو انواع ابزار تبلیغاتی نظیر بیلبورد ، استرابورد ، برایت بورد ، تبلیغ در مترو و غیره هستن. مدیریت جلسات کاری , مدیریت جلسه , مدیریت زمان جلسات میانگین امتیاز کاربران: 0.0 (0 رای) 12345 امتیاز 12345 امتیاز را وارد کنید برای امتیاز باید عدد وارد کنید ایمیل صحیح نیست ایمیل نمایش داده شود. تعداد کاراکتر باقیمانده: 1000 نظر خود را وارد کنید پس از انتشار این نظر، به من اطلاع داده شود. ارسال